Minne viranomaispostit menevät jatkossa? – Tarvitaan myös muutosjohtamista

Hallitusohjelman mukaan Suomi siirtyy asteittain pitämään digitaalisia palveluita esisijaisena kanavana asioida viranomaisten kanssa.

Osana tavoitetta kansalaiset saavat jatkossa viranomaisten lähettämät tiedoksiannot ensisijaisesti sähköisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kansalaisten postilaatikkoihin tai oviluukkuihin kopsahtaa entistä vähemmän viranomaisten paperipostia.

Päätösten tiedoksianto on viranomaisten näkökulmasta merkittävä osa hallinnollista prosessia. Päätöksen tiedoksiannosta alkaa myös muutoksenhakuajan laskeminen ja tiedoksianto on päätöksen lainvoimaisuuden edellytys. 

Viranomaisten tiedoksiannot liittyvät lukuisiin arkisiin asioihin. Ne koskevat kansalaisen oikeuksia, velvollisuuksia ja etuja. Mikäli viranomaisen lähettämä posti ei saavuta kansalaista tai viestit jäävät avaamatta, voi oikeuksiaan menettää.

Piileekö muutoksessa riski, että kutsu lonkkaleikkaukseen ei tavoita potilasta? Menettääkö huoltaja mahdollisuuden hakea muutosta lapsensa varhaiskasvatusta koskevaan päätökseen, jos saapunutta viranomaispostia ei huomaa? Tai menettääkö kuntalainen mahdollisuuden vaikuttaa lähialueen rakentamiseen, koska naapurin kuulemista koskeva asiakirja ei tavoita häntä?

Oikeudenmenetyksen välttämiseksi keväällä 2026 voimaan tulevan lain toimeenpanoon vaaditaan valveutuneisuutta kaikilta viranomaisilta, myös kunnilta. Keskiössä ovat lain tehokas käyttöönotto ja tiedottaminen. Myös kansalaisilta vaaditaan valppautta muutoksen keskellä.

Vaikka digipalveluiden käyttövelvoite on ollut kunnilla ja muilla viranomaisilla jo kymmenen vuotta, ei viranomaisen kirjeitä ja päätöksiä ole voinut lähettää kansalaisille ilman heidän suostumustaan. Suostumuksella on pyritty turvamaan, että kansalainen itse vastaa siitä, että hän valveutuneesti seuraa sähköisesti saapuvia tiedoksiantoja.

Jatkossa viestit tulevat sähköiseen Suomi.fi-postilaatikkoon, mikäli vastaanottaja käyttää viranomaisen sähköisiä palveluita. Paperiposti säilyy vaihtoehtona niille, jotka eivät käytä sähköisiä palveluita. 

Kansalaisten kyvykkyydet käyttää digitaalisia palveluita ovat erilaisia. Palveluiden sähköistyttyä myös tietoturva, tietosuoja ja valveutuneisuus esimerkiksi huijausviesteistä korostuvat. Jokaisen kyvykkyys hoitaa omia asioitaan vaihtelee sairastumisen ja ikääntymisen myötä. Osaamisen lisäksi käyttöönotto vaatii laitteita, joilla kirjautua sähköisiin palveluihin.

Hölmöläisen peittona voidaan pitää sitä, että hallitus on samanaikaisesti lakkauttanut julkishallinnon kanssa asioinnissa auttaneen Kansalaisneuvonnan sekä vähentänyt kansalaisjärjestöille suunnattavaa avustusta, jolla on järjestetty digitukea. Valtion taloudellista tukea muutoksen integroimiseksi ei ole tulossa.

Kunnat ovat hyvin erilaisessa asemassa sen suhteen, miten sähköiset tukipalvelut on kunnassa otettu käyttöön. On riski, että varsinkin lain toimeenpanon ensivaiheessa syntyy oikeudenmenetyksiä ja kansalaisten oikeusturva vaarantuu. Tärkeät viestit jäävät lukematta tai ne eivät tavoita asianosaista.

Toisaalta hallitulla muutoksen läpiviennillä voidaan parantaa kansalaisten oikeusturvaa nykyisestä.

Sähköinen tiedoksianto voi olla paperipostia nopeampi ja luotettavampi tapa tavoittaa henkilö. Tämä vaatii kuitenkin viranomaisilta ymmärrystä, miten muutos vaikuttaa sen omiin hallinnon prosesseihin ja järjestelmiin.

Tarvitaan myös muutosjohtamista sekä teknistä osaamista järjestelmien integroimiseksi suomi.fi-palveluihin. 

Kirsi Lamberg

Kirjoittaja on Kuntaliiton juristi.