Hajanainen hankintatieto vaikeuttaa tuloksellista johtamista
Strateginen hankintatyö vaatii läpinäkyvyyttä ja kokonaiskuvaa – mutta mitä tehdä, jos tarvittava tieto on ripoteltuna eri paikkoihin? Tilanne on tuttu monelle hankinnan ammattilaiselle.
“Tämä on arkipäivää monessa julkisen sektorin hankintayksikössä”, kertoo hankintakonsultti Joel Ollikainen SC Softwarelta. “Yhdessä paikassa esimerkiksi ylläpidetään dokumentteja ja toisessa kilpailutusta. Kokonaiskuvan muodostaminen vie kohtuuttomasti aikaa.”
Rutiinit syövät aikaa päätöksiltä
Julkishallinnon hankinnat ovat merkittävä osa Suomen taloutta. Silti monen hankintayksikön arki kuluu dokumenttien siirtämiseen paikasta toiseen ja hankintojen tulosten raportointiin.
“Organisaatiot, jotka ovat digitalisoineet hankintaprosessejaan, ovat vapauttaneet resursseja liiketoimintojen tehostamispotentiaalin ja säästöjen tunnistamiseen”, Ollikainen kertoo.
Haaste korostuu erityisesti johtamisen näkökulmasta: kun päätöksentekijät tarvitsevat tietoa esimerkiksi strategian toteumasta, vastauksen kokoaminen on työlästä. Pahimmillaan päätöksenteon pohjaksi ei saada reaaliaikaista tietoa.
Kokonaiskuva tuo säästöjä
Kun kaikki hankintatieto on yhdessä paikassa, ammattilaiset näkevät missä on kehittämispotentiaalia. Päällekkäiset hankinnat tulevat näkyviin. Puitejärjestelyiden hyödyt voidaan tunnistaa. Toimittajasuhteiden potentiaali löytyy.
“1–3 prosentin säästöt vuositason hankinnoissa on mahdollisia, kun päätöksenteko perustuu kattavaan dataan mututuntuman sijaan”, Ollikainen kertoo.
Hankintajärjestelmä kokoaa tiedot yhteen
SC Sourcing Suite on kotimainen hankintajärjestelmä, jonka avulla hallitaan koko hankinnan elinkaari hankintatarpeesta kilpailutukseen. Järjestelmästä hankinnan ammattilaiset näkevät heti missä mennään: käynnissä olevat hankinnat, päättyvät sopimukset, päällekkäisyydet.
Järjestelmään kehitetty AI-assistentti tuntee organisaation datan ja ymmärtää hankinta-alaa. Se osaa vastata tarkasti kysymyksiin kuten “Mitkä sopimukset päättyvät ensi kuussa?” tai “Minkälaisia tavoitteita voin asettaa hankinnalle?”.
“Tekoäly toimii hankinnan ammattilaisen työparina, ei korvaajana”, korostaa SC:n AI-asiantuntija Petri Savolainen.
Tulossa olevat hankintakentän muutokset edellyttävät entistä tarkempaa raportointia ja läpinäkyvyyttä. Kun tieto on valmiiksi yhdessä järjestelmässä, muutoksiin sopeutuminen helpottuu.