Julkisella puolella jokainen asukas on asiakas, vaikka hän ei tilaisi työtä – Digitaalinen työnohjaus jättää aina jäljen ja se näkyy Hyvinkään kaduilla

Toimia odottava työ kirjataan mobiilisti järjestelmään ja työtä tarkennetaan tarvittaessa mobiililaitteessa olevalla kameralla.

– Ja tekevä taho voi nähdä sen heti, kiinteistötyönjohtaja Jani Perta huomauttaa.

Kiinteistötyönjohtaja kertoo Fluent Kunto -järjestelmän nopeuttaneen asioiden hoitamista aiempaan verrattuna reilun 47 000 asukkaan radanvarsikaupungissa.

Kännykässä puhumisen sijaan nyt panostetaan enemmän siihen, että asiat nähtävillä kännykästä.

Digitaalinen työnohjaus palvelee täydellisesti poissaolojen kohdalla, Perta jatkaa.

– Kirjattu pyyntö on kaikkien nähtävillä.

Näin vältetään tilannetta, jossa puheluun ei löydy oikeaa vastaajaa.

– Digitaalinen työnohjaus, oli se mobiili tai jokin muu tapa, jättää aina jäljen, kun asiaa käsitellään.

Toimii kiireessäkin

Palautteet ja työpyynnöt siirtyvät kentälle ilman turhia väliportaita. Myös riskienhallinta, vastuunjako ja infraomaisuuden hallinta ovat kehittyneet.

– Suurin ja tärkein parannus on ollut raportoinnin taso. Kun työ raportoidaan mobiilisti sijaintia apuna käyttäen, ei jää epäilystä, onko jokin työ tehty vai ei. On myös täysin selvää, milloin työ on tehty.

Raportoinnin paraneminen vähentää vastuita koskevia kysymysmerkkejä. Esimerkiksi liukastumistapauksissa järjestelmästä on helppo varmistaa, onko alue ollut hiekoitettuna liukastumisen aikaan.

– Tekijöillä on yleensä liukkaudentorjunnan ja muiden talvitöiden kanssa melkoinen kiire. Heidän voi olla todella vaikeaa muistaa, oliko jokin alue hoidettu juuri silloin, kun vahinko oli tapahtunut.

– Selvitystyön vähentyessä myös työtuntien määrä vähenee.

Massiivinen ero

Kiinteistötyönjohtaja Jani Perta on viihtynyt työurallaan sekä yksityisen että julkisen työnantajan palveluksessa.

Mitä eroja on yksityisen ja julkisen puolen kunnossapitotoiminnassa?

– Yksityinen puoli pohjaa sopimukseen ja asiakassuhteeseen. Asiakas tilaa tietyn työn tai työkokonaisuuden ja toimittaja suorittaa sen sovitulla tavalla.

– Julkisella puolella jokainen asukas on asiakas, huolimatta siitä, onko hän tilannut työn vai ei. Jokainen asukas on asiakas riippumatta siitäkin, kokeeko hän jollekin työlle tarvetta vai ei.

Julkinen puoli rakennuttaa ja ylläpitää tiloja ja alueita asukkaiden tarpeisiin.

– Ja huolehtii toiminnallaan, että nämä tilat toimivat ja ovat turvallisia. Ero on mielestäni massiivinen. Julkisen puolen toimintaa ei ohjaa sopimus, vaan aidot ja havaitut tarpeet.

Perta näkee, että julkisella puolella on vielä kirittävää digitaalisten palveluiden hyödyntämisessä.

– Yksityisen puolen on ollut pakko ottaa ne nopeasti käyttöön, koska sopimuksen toteutuminen on voitava todentaa.

Julkisella puolella ei ole ollut vastaavaa tarvetta todentaa sopimuksen täyttymistä raportoinnilla.

– Voisi sanoa karrikoidusti, että julkinen puoli on onnistunut, kun ihmiset liikkuvat töihin, kouluihin ja muihin asioihin lumimyrskystä huolimatta. Yksityisellä puolella onnistuminen mitataan sopimusvaateiden täyttymisellä ja se todennetaan järjestelmien datalla.

Nämä ovat karkeita ja asiaa oikovia esimerkkejä, mutta antavat jonkinlaista kuvaa julkisen ja yksityisen puolen eroista, Perta arvioi.

Hyvinkään kaupungin Tilakeskuksessa kiinteistöjen rakennuttamisen ja kiinteistönpidon asiantuntijat keskustelevat keskenään. Tällä kertaa tätä yhteyttä ylläpitävät kiinteistötyönjohtaja Jani Perta (vasemmalla) ja projektipäällikkö Sami Husu. Kuva: Jouni Lampinen

”Säästytään turhalta”

Fluent Progress RT Oy tarjoaa kunnille ja kaupungeille ohjelmistoratkaisuja, joilla ne pystyvät hallinnoimaan katujen sekä teiden ja kiinteistöjen kunnossapitotiedon keruuta.

Nämä ohjelmistoratkaisut ovat tarkoitettu omaisuudenhallintaan ja kunnossapitotyön suunnitteluun. Ohjelmistoilla kerätään myös liikuntapaikkojen kunnossapitotietoja.

– Liikuntapaikkojen kunnossapitotieto näkyy loppukäyttäjille automaattisesti sen jälkeen, kun työ on konkreettisesti tehty. Kuntalainen saa tiedon, kun esimerkiksi hiihtolatu on juuri ylläpidetty, Fluent Progressin tuotejohtaja Jarno Tukiainen sanoo.

Tarve tällaisia tietoja keräävälle ja jakavalle tuotekehitykselle nousee arjen haasteista,

– Ongelma ja ensivaiheen ratkaisu validoidaan yhdessä asiakkaan kanssa.

Sitten tuotekehityksen keskiössä on testaus, testaus ja testaus. Sama kaava toistuu ja lopulta varmennetaan, mikä toimii ja mikä ei.

– Digitalisaation avulla prosesseja voidaan yhdenmukaistaa.

Edelleen kunnossapitoalalla saatetaan käyttää ihan vain paperia ja kynää, tai asiat kirjataan muulla tavoin manuaalisesti, Tukiainen tietää.

– Samoin keskustelua saatetaan käydä sähköpostin, puhelimen, WhatsAppin tai milloin minkäkin kanavan välityksellä. Näin toimittaessa esimerkiksi laskutus ja raportointi eivät ole kovin kestävällä pohjalla.

– Kun nämä prosessit digitalisoidaan ja yhdenmukaistetaan, säästytään turhalta työltä. Työnteko voi olla moninkertaisesti tehokkaampaa.

Ajoissa dataohjauksella

Kunnossapitotyö on luonteeltaan jatkuvaa.

– Jokaisessa kunnassa ja kaupungissa on tehtävä ainakin ne välttämättömät kunnossapitotoimenpiteet, jotta kansalaisten arki on mahdollisimman sujuvaa ja turvallista, Tukiainen sanoo.

– Kunnossapitotyö voidaan jakaa karkeasti reaktiiviseen ja suunnitelmalliseen työhön. Kun taivaalta sataa lunta, on lähdettävä töihin, mutta samalla pitää myös ennakoida paljon asioita ja tehdä toimenpiteitä esimerkiksi talvikauteen varautuen.

Näinä aikoina on laajemminkin herätty siihen, että välttämättömien toimien lisäksi myös infraomaisuudenhallinta voi tuoda kustannussäästöjä.

– Ja tämän infraomaisuuden parissa työskentelevät nimenomaan samat kunnossapitotyöntekijät kentällä, Tukiainen lisää.

– Työssä tehdään paljon liikennemerkkien vaihtamista ja muuta vastaavaa. Samalla voidaan tehdä myös digitaalista inventointia, jotta infraomaisuutta koskeva data pysyy ajan tasalla.

Tällä hetkellä monessa kunnassa tilanne on se, että infraomaisuuden kuntoa ei ole kaikilta osin kartoitettu, jolloin korjausvelan määrästäkään ei ole tietoa, Tukiainen kertoo.

– Jos infraomaisuuden hallinta otetaan osaksi päivittäistä kunnossapitotyötä, saadaan ajantasainen näkymä siitä, mitä infraomaisuutta kunnassa on ja missä kunnossa omaisuus on.

Ajantasaisen näkymän perusteella voidaan tehdä dataohjautuvia päätöksiä.

– Eli milloin jokin tulee korjata, mitä pitää vaihtaa ja mihin reagoidaan kenties myöhemmin.

Infraomaisuudesta ajantasaista tietoa

Fluent Progressin tuotejohtaja Jarno Tukiainen sanoo, että infraomaisuuden hallintatyökalun kehittäminen lähti liikkeelle Väyläviraston tarpeesta saada ajantasaista tietoa infraomaisuuden tilasta.

– Tarvittiin tietoa maanteiden hoitourakoista sekä kaikista omaisuudelle tehdyistä toimenpiteistä, kuten liikennemerkkien vaihdoista ja rumpuputkien puhdistamisesta.

– Työkalua rakennettaessa huomioitiin Väyläviraston tarpeiden lisäksi urakoitsijoiden kyvykkyys siten, että kenttätyö ei menisi liian haasteelliseksi.

Kuinka kunnossapitotyötekijät voisivat saada vaativan kunnossapitotyön ohessa täytettyä myös Väyläviraston vaatimukset? Tätä mietittiin ja vastauksia uuden työkalun käytöstä on jo saatu, Jarno Tukiainen lisää.

– Maanteiden hoitourakoista on annettu positiivista palautetta siitä. Infraomaisuuden hallinta ei ole kasvattanut työtaakkaa. Samaan aikaan Väyläviraston infraomaisuustiedon ajantasaisuus on parantunut merkittävästi.

– Infraomaisuudenhallinnan digitalisaatio voi tuoda merkittäviä kustannussäästöjä.

Lue myös: