Hankintalakiuudistus avaa mahdollisuuden arvioida ja uudistaa hankintoja kokonaisuutena

BDO:n lakipalveluiden johtaja Heikki Mustonen muistuttaa, että vaikka puhutaan lainsäädäntöuudistuksesta, on juridiikka vain yksi osa uudistusta: ”Vaikka kunta osaisi tehdä muutokset hankintakäytäntöihinsä juridisesti prikulleen oikein, tämä ei vielä takaa parasta mahdollista lopputulosta. Koska julkisen sektorin tavat hankkia palveluita tulevat joka tapauksessa mullistumaan, kannattaa samalla tehdä vaadittua suurempikin ajatusremontti ja kokonaisvaltainen arviointi.”

Mitä arviointi pitää sisällään ja miten se auttaa kehittämään hankintoja? Hankintalain uudistuksen mukanaan tuomia kehittymismahdollisuuksia avaavat Mustosen lisäksi BDO:n konsultointipalveluja johtava Vesa Vuorinen ja ICT-palveluja johtava Ville Storm.

Kokonaisvaltaiseen arviointiin ja palvelujen tuotantomallin uudistamiseen olisi hyvä lähteä kunnan kehittämisen strategiasta. Palveluntarpeet ja tavoitteet pitäisi pystyä määrittelemään mahdollisimman selkeästi ja siten, että palveluilla kehitetään kunnan toimintaa oikeaan suuntaan. Tavoitteiden pohjalta on helpompaa miettiä hankintavaihtoehtoja ja rakentaa hankinnoille uusi strategia ja toimenpidesuunnitelma.

Kannattaa käydä läpi kunkin palvelun eri tuotantovaihtoehdot, kuten uusien palveluntuottajien kilpailuttaminen, palvelun tuottaminen itse, alueen naapurikuntien mahdollisuudet ja intressit kilpailuttaa palvelu yhteishankintana tai perustaa vaikka yhteinen sidosyksikkö.

”Eri tuotantovaihtoehdot arvioidaan suhteessa kunnan tarpeisiin ja kustannustehokkaaseen verovarojen käyttöön”, Mustonen sanoo. ”Koska kunnalla voi olla palvelun tuottamiseen lukuisia eri palveluntoimittajia tai sidosyksiköitä, joiden kanssa on eri mittaisia sopimuskausia, kannattaa myös varmistaa, ettei useampi toimittaja tuota päällekkäistä palvelua.”

Tekoälykehitys huomioitava ICT-sopimuksissa

Ville Storm korostaa, että mikäli kunta on hankkinut aiemmin ICT-palvelunsa sidosyksiköltä, jolta se ei 10 prosentin vähimmäisomistusrajan vuoksi voi hankintaa enää jatkossa tehdä, sen ei missään tapauksessa kannata kopioida vanhaa palvelusopimusta ja laittaa sitä sellaisenaan kilpailutettavaksi. 

”Ennen kuin lähtee etsimään uutta ICT-palveluntuottajaa vanhaa palvelua mahdollisimman tarkkaan vastaavalle palvelulle, kunnan kannattaa arvioida, onko palvelusopimus ennenkään ollut hyvä”, Storm painottaa. ”On fiksua miettiä kunnan tarpeisiin oikeanlainen malli, jotta saadaan sisällöltään ja hinta- ja laatusuhteeltaan oikeanlaista palvelua.”

Ajankohtaiseksi esimerkiksi Storm nostaa tekoälyn ja uudet kehitysmallit, jotka ovat ajan saatossa muuttaneet vaatimuksia IT:n tavalle toimia – ja muuttavat väistämättä jatkossakin.

Vahvempi kumppanuus sallii yhteistyön kehittämisen

Onnistuneen kilpailutuksen ja kumppanivalinnan jälkeen on tärkeää laatia sopimus, joka täyttää kunnan lyhyen ja pitkän aikavälin tarpeet asiakkaana ja joka mahdollistaa myös valitulle toimittajalle liiketoiminnan ja projektin onnistumisen. Samalla laaditaan systemaattinen tapa sopimusten hallintaan ja siihen, miten toimittajan kanssa toimitaan sopimussuhteessa. Tämä ehkäisee tyypillisiä ongelmia ja mahdollistaa vahvan perustan yhteistyölle.

Storm muistuttaa, että jokainen palveluntoimittaja haluaa rakentaa hyviä kumppanuuksia. Hän kehottaa kuntaa kysymään itseltään: ”Osaammeko asiakkaana johtaa tuloksellisesti yhteistyötä kumppanin kanssa ja mitä pitäisi parantaa, jotta kumpikin onnistuisi.”

Mustonen peräänkuuluttaa entistä vahvempia kumppanuusmalleja. ”Perinteinen tapa on ollut se, että kunta määrittelee, mitä se tarvitsee ja toimittajat sitten tarjoavat. Ja kunta pyrkii erilaisilla sanktioilla varmistamaan, että se saa sen palvelun, jota sopimusta solmittaessa haluttiin.”

”Strategisesti suunniteltu kumppanuusmalli mahdollistaa yhteistyön joustavan kehittämisen vastaamaan myös tulevaisuuden muuttuvia tarpeita. Sanktioiden tilalle kunta voisi laatia porkkanoita, joissa toimittaja palkitaan hyvästä palvelusta ja ennakointikyvystä esimerkiksi teknologian kehittyessä. Monivuotisen sopimuksen tulee kestää aikaa.”

Kunnan kannattaa myös määritellä, miten se valvoo palvelun tuotantoa, laatua ja kustannustehokkuutta.

Hankinnoilla ohjataan vastuullisuutta

Vesa Vuorinen kehottaa kuntia sisällyttämään hankintojen arviointiin myös vastuullisuustavoitteet, joiden saavuttamisessa ne ovat avainasemassa. Kunta päättää, mihin tontti laitetaan, mistä metsää kaadetaan ja mitä sinne hankitaan.

Vuorinen kehottaa kuntaa ennakoimaan hankintoja arvioidessaan, mihin suuntaan kunnan tavoitteet kunkin hankintavaihtoehdon kohdalla värähtäisivät päästöjen osalta – varsinkin pidempien investointien kohdalla tämä on erityisen tärkeää.

”Seurailen kiinnostuksella Norjan kollegoidemme hankkeita. Maakunnallisten yrityskeskittymien kaavoitussuunnittelussa hyödynnetään työkalua, jolla analysoidaan, miten paljon biodiversiteettivaikutuksia mikäkin vaihtoehto aiheuttaa”, Vuorinen kertoo. ”Meillä Suomessa voisi hyödyntää ennakkoarviointia esimerkiksi alueellista kasvua edistävien yrityskeskittymien tai erityistalousalueiden suunnittelussa.”

Hankinnoilla ohjataan kunnan tulevaisuutta

Lopuksi Mustonen muistuttaa, että kunnanjohtajan kannattaa ajoissa viedä viestiä kunnanhallitukseen siitä, miksi arviointi kannattaisi nyt tehdä huolella ja miten siihen kannattaa panostaa. Näin voi saada varmistettua helpommin selkänojaa myös jatkovalmistelulle.

”Mihin hankintamalliin kunta sitten päätyykään, aina kun toimitaan verovaroilla, on päättäjien hyvän ja huolellisen hallinnonkin nimissä tärkeää tietää ja varmistaa, mikä on paras mahdollinen palvelujen tuotantomalli ja miksi. Hankintalaki määrittää vain sen, millä tavalla hankinnat tulee tehdä juridisesti, mutta sillä pääsee vain tiettyyn pisteeseen”, Mustonen sanoo.