Kahvipöydässä opitaan myös ja se voi olla kullankallista kunnalle – katso Pykäläpeikon lakitärpit

Kunnan arkea eivät ohjaa pelkät viralliset päätökset, pöytäkirjat ja lakipykälät. Yhtä tärkeää on se näkymätön pääoma, jota ei kirjoiteta muistioksi: kokeneen työntekijän vinkit, konkarivaltuutetun muistot ja kahvitauolla vaihdetut kokemukset.

Tätä sanotaan hiljaiseksi tiedoksi. Kun hiljainen tieto siirtyy sukupolvelta toiselle, kunta säästyy turhilta virheiltä. Kun se katoaa, päätöksenteon kompassi nytkähtää helposti väärään asentoon.

I Arjen asiantuntija

Liperin kunnanjohtaja Pellervo Hämäläinen, mitä hiljainen tieto merkitsee omalle kunnallesi?

– Se on kullankallista. Se on tietoa, jota ei löydy ohjekirjeistä, mutta jonka avulla hommat hoituvat.

– Kun jopa yli 40 vuoden työuran tehneitä ihmisiämme siirtyy eläkkeelle, on tehtävä kaikki mahdollinen hiljaisen tiedon jäämiseksi taloon.

Voiko hiljainen tieto olla haitallista?

– Voi. Hiljainen tieto muuttuu haitalliseksi, jos maailma ympärillämme muuttuu eikä ikivanhoja käytäntöjä koskaan kyseenalaisteta. ”Näin on aina tehty” -perustelu saattaakin olla pelkkää laiskuutta.

Miten hiljaista tietoa voisi hyödyntää nykyistäkin paremmin?

– Mentoroinnilla ja perehdytyksellä. Jos kokeneet työntekijät tai valtuutetut eivät jaa osaamistaan, se katoaa heidän mukanaan.

– Kahvipöydässä opitaan joskus enemmän kuin kokouksissa ja kursseilla.

II Juristiasiantuntija

Helsingin yliopiston hallinto-oikeuden professori emeritus Olli Mäenpää, onko hiljaisesta tiedosta mainintoja lainsäädännössä?

– Laki ei tunne käsitettä ”hiljainen tieto”. Rinnastaisin sen parhaisiin käytäntöihin ja osaamispääomaan, jotka olisi tärkeää välittää myös uudelle henkilöstölle. Muun muassa palvelussuhdetta koskevat lait ja tiedonhallintalaki velvoittavat työnantajan huolehtimaan henkilöstön osaamisesta.

Voiko hiljainen tieto olla päätöksenteon perusteluna, normipohjana?

– Viranomaisen päätösten tulee edelleen perustua lakiin ja asianmukaiseen omaan valmisteluun. Hiljainen tieto ei voi niitä korvata. Se voi kuitenkin täydentää ja taustoittaa virallista aineistoa – muun muassa osoittamalla toimivia käytäntöjä ja seikkoja, jotka vaativat erityistä huomiota.

Onko tilanteita, joissa hiljainen tieto voi vaarantaa päätöksenteon laillisuuden?

– Onhan sekin mahdollista, että hiljainen tieto johtaa harhaan. Jos asioita hoidetaan vain vanhan käytännön mukaan, voivat uusi informaatio ja tilanteiden erityispiirteet jäädä huomiotta. Hiljaistakin tietoa on arvioitava kriittisesti.

Miten kunta voi varmistaa hiljaisen tiedon siirtymisen?

– Tietoa parhaista käytännöistä ja toimivista ratkaisuista tulisi siirtää perehdytyksessä, koulutuksessa ja dokumentoinnissa. Hiljainen tieto on arvokasta, eikä se saisi jäädä vain eläkeläisten iloksi.

III Pykäläpeikon lakitärpit

Perustuslaki 2 § 3 momentti: ”Julkisen vallan käytön tulee perustua lakiin. Kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia.” (Oikeusvaltioperiaate)

Kuntalaki 37 §: Kuntastrategiassa on määriteltävä henkilöstöpolitiikan linjat – ja siihen kuuluu myös osaamisen siirtäminen.

Työsopimuslaki 2 luku 1 §: Työantajan on edistettävä työntekijän mahdollisuuksia kehittyä urallaan.

Kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijalaki 17 §: Painava viesti siitä, että työnantajan on huolehdittava viranhaltijan osaamisesta tehtävänsä hoitamisessa.

Kunnan ja hyvinvointialueen yhteistoimintalaki 4 § ja 4a §: Henkilöstön osaamisen kehittämistä ja koulutustarpeita on käsiteltävä yhteistoiminnassa.

Työturvallisuuslaki 14 §: Työntekijälle on annettava riittävä perehdytys ja opastus työhönsä.

Tiedonhallintalaki 4 § 2 mom 3-kohta: Työntekijää on koulutettava tiedonhallintaa ja asiakirjojen julkisuutta koskevista säädöksistä ja ohjeista.

IV Pykäläpeikon puujalka-aforismi

”Hiljainen tieto ei huuda – mutta sen poissaolo huutaa.

Kirjoittaja, Ari Mölsä, on Yle Uutisten ja A-studion entinen oikeustoimittaja sekä Kuntalehden pitkäaikainen avustaja. Koulutukseltaan hän on varatuomari ja yhteiskuntatieteiden maisteri.