MAINOS: KANSALLISARKISTO
Kansallisarkisto auttaa nyt kuntia ja hyvinvointialueita arkistoinnissa – Näin voit päästä mukaan
Missä sinun kuntasi tai hyvinvointialueesi tärkeät arkistot ovat? Vievätkö ne fyysistä tilaa ja säilyvätkö ne myös erilaisissa poikkeuksellisissa tilanteissa? Kansallisarkisto auttaa julkishallintoa digitaalisessa arkistoinnissa maksutta.
Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelu (SAPA) on laajentunut. Nyt myös kunnat ja hyvinvointialueet sekä muut julkisen hallinnon toimijat voivat siirtää arkistoitavat digitaaliset tietoaineistonsa Kansallisarkistolle. Tavoitteena on, ettei julkisen hallinnon organisaatioiden tarvitse itse tehdä laajoja investointeja sähköisen arkistoinnin teknisiin ratkaisuihin ja osaamiseen.
Mitä hyötyä kunnalle?
Mitä hyötyä Kansallisarkiston palvelusta sitten on? Arkistoinnin velvoite kunnillekin on ikuinen. Säilytysjärjestelmillä kuten millä tahansa tietojärjestelmällä on elinkaarensa. Siirtämällä aineiston, vastaa Kansallisarkisto aineiston säilyttämisestä eheänä, ymmärrettävänä ja käytettävänä. Aineiston voi siirtää jo säilytysvaiheessa. Arkistovaiheen alkaessa aineiston omistajuus siirtyy Kansallisarkistolle, joka tällöin vastaa myös aineiston tietopalvelusta, esimerkiksi tietopyynnöistä.
Projektipäällikkö Joonas Hirn kansallisarkistosta kertoo, että arkistoitava tieto on osa kansallista kulttuuriperintöämme.
– Kansallisarkisto on julkisen hallinnon keskeinen tietovaranto, joka tarjoaa aineiston monipuolisesti viranomais- ja tutkimustarpeisiin. Tietoaineiston siirtäminen palvelee viranomaisen oman toiminnan lisäksi tulevaisuuden tutkimuskäyttöä.
Toivakan kunta on tyytyväinen
Kansallisarkisto testasi palveluaan pilotissa, jossa oli mukana muun muassa useita kuntia. Kuntien piloteissa siirrettiin muun muassa toimielinten pöytäkirjoja, varhaiskasvatussuunnitelmia ja rakennusvalvonnan aineistoa.
Toivakan kunnan mielestä idea on hyvä. Kunnalla oli tarve pitkäaikaissäilyttämiseen.
– Siinä vaiheessa Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelun pilotti vaikutti vastaukselta tarpeeseen. Kansallisarkistoon on siirretty ja ollaan siirtämässä toimielinten pöytäkirjoja ja rakennusvalvonnan pysyvästi säilytettävää aineistoa, sanoo palvelusuunnittelija Minna Siltala kuntaympäristöpalveluista.
Oliko Kansallisarkiston palvelun käyttöönotto vaikeata?
– Aluksi oli vaikeaa hahmottaa kokonaisuutta, koska kyse oli nimenomaan pilotoinnista. Kansallisarkiston kanssa yhteistyö ja vuoropuhelu toimi hyvin. Yhteistyötä tarvittiin myös digitointikumppanin kanssa ja toisinaan kunta oli tiedon välittäjänä siinä, mitkä ovat Kansallisarkiston vaatimukset ja miten digitointikumppani pystyy niihin vastaamaan.
Kiinnostuitko? Ilmoittaudu SAPA-osaajaan eli siirtämään
digitaalisia tietoaineistoja.
Ilmoittautuminen kevään siirronohjaukseen alkaa 12.1. ja päättyy 6.2.2026.