IT-hankinta näyttäytyy kuntapäättäjälle helposti järjestelmäostona ja se ei riitä

Kuntien IT-hankkeiden suurimmat ongelmat eivät yleensä johdu itse laista tai teknologiasta, vaan siitä, että tavoiteltua muutosta ei ole määritelty riittävän tarkasti ennen kilpailutusta.

Näemme tämän toistuvasti omassa työssämme. Tekniset vaatimukset on kirjattu tarkasti, toimittajat on vertailtu huolellisesti, mutta peruskysymys jää helposti esittämättä: mitä arjessa pitäisi muuttua, jos hanke onnistuu?

Nopeutuuko päätöksenteko? Väheneekö manuaalinen tiedonsiirto? Lyhenevätkö kuntalaisen palveluajat?

Olenko siis valmis rakentamaan kilpailutuksen uusin ajatuksin vai menenkö aiemmilla määrittelyillä?

Jos näihin kysymyksiin ei ole vastauksia hankintavaiheessa, niitä on vaikea saavuttaa myöskään käyttöönotossa.

Kunnat eivät lopulta etsi teknologiaa, vaan ennustettavuutta, riskien hallintaa ja kykyä kehittyä. Onnistumista ei pitäisi mitata sillä, onko jokainen detalji vaatimusmäärittely kirjattu tai otettiinko järjestelmä käyttöön sovitussa aikataulussa, vaan sillä, paransiko se toimintaa: nopeutuiko työ, vähenikö manuaalinen työ ja helpottuiko ihmisten työpäivä.

Samaan aikaan kuntien ICT-johtajien tilanne on haastava. Heidän pitäisi uudistaa toimintaa, mutta työaika kuluu pitkälti olemassa olevien järjestelmien ylläpitoon. Sote- ja TE-uudistukset, osaajapula ja kustannuspaineet kaventavat liikkumavaraa entisestään. Kehittäminen ei jää taka-alalle siksi, ettei sitä haluttaisi tehdä, vaan siksi, että operatiiviset tehtävät vievät valtaosan ajasta.

Kyse ei ole yksittäisten ihmisten epäonnistumisesta, vaan rakenteellisesta ilmiöstä.

Myös kuntapäättäjän näkökulma on haastava. IT-hankinta näyttäytyy helposti järjestelmäostona, jossa vertaillaan ominaisuuksia, kustannuksia ja aikataulua. Tämä on ymmärrettävää, mutta ei riitä. Keskustelu siitä, mitä toiminnassa pitäisi oikeasti muuttua, jää usein liian vähälle huomiolle.

Se näkyy käytännössä: kilpailutuksista tulee jäykkiä ja kuormittavia, ratkaisut jäävät varovaisiksi, ja hankkeen vaikutukset arkeen jäävät epäselviksi. Silloin riskinä on, että valitaan sinänsä toimiva järjestelmä, mutta todellinen muutos jää toteutumatta.

Siksi katse tulisi siirtää kilpailutuksesta valmisteluun. Olennaista ei ole vain se, mitä ostetaan, vaan miksi ja mitä sillä halutaan muuttaa.

Ennen hankintaa pitäisi pystyä vastaamaan kolmeen kysymykseen: mitä toimintatapoja uudistetaan, kuka muutosta johtaa ja miten onnistumista mitataan.

Lakimuutos voi luoda parempia puitteita hankinnoille, mutta jos valmistelu jää puutteelliseksi, uudistettu hankintalaki ei ratkaise ongelmaa – se vain siirtää samat ongelmat seuraavaan hankintaan.

Lopulta ratkaisevaa ei ole se, mitä hankitaan, vaan se, mitä sen avulla muutetaan.

Erkki Kondelin
Liiketoimintajohtaja
Aurilo

Lue myös:

Julkisia hankintoja ei avata Suomen päättämällä tavalla, jos Brysselistä niin sanotaan